Úspora přes 16 milionů Kč ročně v IT, výsledek našeho IT interima

Jiří Lichý
21. 10.
Minut čtení: 3

Když nás významný retailový řetězec požádal o rychlou a rozhodnou pomoc, zadání bylo jasné a tvrdé: využít stávající zdroje na maximum, najít úspory a zefektivnit celé IT oddělení.

Do projektu nastoupil náš interim manažer — a výsledek předčil očekávání. Během krátké doby jsme dosáhli úspor přes 16 milionů Kč ročně a proměnili IT z reaktivního nástroje na proaktivního tvůrce inovací.

Co bylo cílem

okamžitě zredukovať náklady bez ztráty kvality provozu
přejít od „hasit požáry“ k prediktivnímu a plánovanému provozu
snížit závislost na externích dodavatelích tam, kde je klíčné interní know-how
vytvořit jasný delivery proces, aby byznys věděl přesně co, kdy a za kolik dostane
zastavit nebo přehodnotit neefektivní projekty a vymáčknout lepší podmínky ze stávajících smluv

Jak jsme to udělali — hlavní kroky projektu

Rychlá diagnostika a prioritizace Interim manažer začal auditem procesů, nákladů a smluv. Identifikoval „hot-spoty“ — oblasti s největší spotřebou času a peněz — a seřadil je podle dopadu na provoz a návratnosti.
Převedení kritických rolí dovnitř Pozice, které vyžadovaly hluboké interní know-how (procesy zásobování, integrace pokladen, reporting pro merchandising apod.), jsme obsadili interně místo dočasné reliance na drahé dodavatele. To snížilo externí náklady a zrychlilo rozhodování.
Jednoduchý a transparentní delivery proces Zavedení jasného end-to-end procesu pro dodávky IT: prioritizace požadavků, SLA, roadmapa a pravidelné „release windows“. Byznys nyní přesně ví, kdy dostane funkci nebo opravu a kolik to bude stát — může tak plánovat marketingové kampaně, nasazení nových produktů i provozní změny.
Ukončení neefektivních projektů Bez sentimentu jsme přerušili projekty s nízkou přidanou hodnotou i přes předchozí investice. Uvolněné kapacity a rozpočet přesměrovaly na iniciativy s rychlou návratností.
Renegociace smluv a optimalizace licencí Přezkoumali jsme všechny stávající smlouvy, identifikovali překrývající se licence a nevyužívané služby, a vyjednali lepší podmínky a cenové modely u klíčových dodavatelů.
Zavedení proaktivního provozu a řízené údržby Změny v týmu a nasazení monitoringu, automatizovaných alertů a plánované maintenance umožnily předcházet výpadkům místo jejich řešení až poškození byznysu.
Podpora inovací IT začalo být aktivním partnerem byznysu — navrhovalo piloty, které zlepšily zákaznickou zkušenost a provozní efektivitu (např. menší automatizace skladových procesů, reporting pro merchandising, rychlejší integrace nových dodavatelů).

Měřitelné výsledky

Úspora přes 16 milionů Kč ročně díky kombinaci interního převzetí rolí, ukončení neefektivních projektů, optimalizace licencí a renegociace smluv.
IT z reaktivního přechází do proaktivního režimu — méně incidentů, kratší doby obnovy, plánované nasazení funkcí.
Růst interních kompetencí — kritické know-how “zůstává doma”, rozhodování je rychlejší a bezpečnější.
Byznys má jasný plán dodávek — schopnost plánovat kampaně a provoz s reálnou jistotou termínů a nákladů.
Kultura zastavení plýtvání — projekty s nízkou návratností se už nespouštějí jen proto, že „se na ně něco utratilo“.

Proč to fungovalo

krátké rozhodovací cykly — interim manažer měl mandát rychle měnit priority;
důraz na data a měřitelné metriky — každá změna byla sledovaná a vyhodnocovaná;
kombinace „hands-on“ vedení (obsazení klíčových pozic interně) a procesního řízení (SLA, roadmapy);
odvaha ukončit to, co nefunguje — i když už byly v některé projekty investovány peníze.

Závěr

Tento projekt ukázal, jak může správně vedený interim zásah změnit IT z nástroje, který pouze plní ad-hoc požadavky, na strategického partnera byznysu. S jasnou vizí, odvahou ukončit neefektivní aktivity a systémovým přístupem lze za relativně krátkou dobu dosáhnout významných úspor a skutečné hodnoty — v našem případě přes 16 milionů Kč ročně a IT, které dnes přichází s inovacemi, místo aby jen čekalo, co požádá byznys.

Chcete, aby váš IT tým přestal hasit požáry a začal řídit změnu? Rádi se podělíme o postupy a zkušenosti z tohoto projektu.